WhatsApp Business API koppelen

WhatsApp Business-app of WhatsApp Business API?

De gratis WhatsApp Business-app werkt op een telefoon en is bedoeld om handmatig te chatten. De WhatsApp Business API is er voor koppelingen: berichten gaan via je eigen systemen, meerdere mensen kunnen tegelijk werken en je kunt berichten automatisch versturen en verwerken. Wil je WhatsApp gebruiken vanuit je CRM, portaal of applicatie, dan heb je de API nodig.

Wat je ermee kunt

• Een gedeelde inbox in je eigen systeem: alle WhatsApp-gesprekken op één plek, zichtbaar voor de juiste medewerkers.
• Gesprekken aan klanten koppelen: een telefoonnummer wordt herkend en aan de juiste klant of het juiste dossier gekoppeld.
• Van chat naar actie: een bericht wordt een ticket, aanvraag of notitie in je CRM of applicatie.
• Automatische meldingen: afspraakherinneringen, orderstatus, een betaalverzoek of een melding dat een document klaarstaat.
• Bestanden: foto's en documenten ontvangen en versturen, en ze bewaren bij het juiste dossier.

Met AI gekoppeld

De koppeling kan worden uitgebreid met een AI-chatbot die antwoordt vanuit je eigen kennis. Die beantwoordt veelgestelde vragen direct, ook buiten kantooruren, vat lange gesprekken samen of stelt een antwoord voor dat een medewerker met één klik verstuurt. Is een vraag te ingewikkeld of wil de klant een mens spreken, dan neemt een medewerker het gesprek over. Gevoelige gegevens gaan daarbij niet zomaar naar een AI-model: we kiezen per toepassing wat er wordt verwerkt en waar.

De regels van WhatsApp

• 24-uursvenster: stuurt een klant je een bericht, dan kun je binnen 24 uur vrij antwoorden.
• Sjablonen: zelf een gesprek beginnen of reageren na die 24 uur kan alleen met een sjabloon dat vooraf door Meta is goedgekeurd.
• Toestemming: je stuurt alleen berichten naar mensen die daar toestemming voor hebben gegeven.
• Kosten: berichten van klanten zijn gratis, en de eerste 1.000 antwoorden per maand binnen het 24-uursvenster ook. Daarboven en voor sjabloonberichten die je zelf verstuurt rekent Meta per bericht, met tarieven die per land en soort bericht verschillen en die geregeld worden aangepast. Laat je klanten het gesprek beginnen, dan blijven de kosten laag of nul. We rekenen voor jouw situatie uit wat het ongeveer kost.

We bouwen de koppeling zo dat die regels in het systeem zitten, zodat medewerkers niet hoeven na te denken over wat wel en niet mag.

Rechtstreeks via Meta

We koppelen meestal rechtstreeks met de Cloud API van Meta, het bedrijf achter WhatsApp. Je hebt dan geen extra platform met eigen abonnementskosten nodig. Gebruik je al een aanbieder voor WhatsApp, dan kunnen we ook daarop aansluiten.

Veilig ingericht

Berichten van klanten bevatten vaak persoonsgegevens. We controleren dat elk binnenkomend bericht echt van WhatsApp komt, slaan gesprekken op binnen de EU, bepalen wie welke gesprekken mag zien en spreken bewaartermijnen af. Meer daarover lees je bij IT security.

Uit de praktijk

We gebruiken de WhatsApp Business API zelf in ons eigen serviceportaal: berichten komen binnen in een gedeelde inbox, worden aan de juiste klant gekoppeld en kunnen worden omgezet in een ticket. Dezelfde aanpak bouwen we in jouw applicatie, CRM of portaal. Meer over het koppelen van systemen lees je bij systemen koppelen.